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Verfahrensdokumentation – nicht nur eine Anforderung der GoBD


Wir schreiben das Jahr 2017 – und der Betriebsprüfer steht vor der Tür…

...und er hat gerade eine Schulung in Bezug auf die GoBD mitgemacht.

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Nach der Begrüßung lautet dann seine erste Frage, wo denn die Verfahrensdokumentation ist.
Keine vorhanden?!

Wie sieht es denn dann mit dem IKS aus?
Es ist nicht bekannt, was das eigentlich ist?!

Und wo ist die Systemdokumentation der Software, die im Unternehmen im Einsatz ist?
Auch nicht vorhanden?!

Und die steuerlich relevanten Dateien sind ohne weiteren Zugriffsschutz in einer Explorer-Struktur abgelegt?

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Ein mögliches Szenario? Durchaus.

Und diese formellen Fehler können schon ausreichen, dass der Betriebsprüfer eine Hinzuschätzung in Betracht ziehen könnte. Dabei wären diese Fehler ohne riesigen Aufwand vermeidbar gewesen.

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Es ergibt sich daraus die Frage, was denn nun die Grundlagen eines Betriebsprüfers bei diesem Vorgehen sind und wie ein Unternehmer diese Fehler vermeiden kann.

 

Die Verfahrensdokumentation – eine zentrale Anforderung der GoBD

Die seit Anfang 2015 geltenden die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) enthalten neben materiellen auch formelle Anforderungen. „Die formellen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den §§ 238 ff. HGB für Kaufleute und aus den §§ 145 bis 147 AO für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige“ (Quelle: GoBD).

Zu diesen formellen Anforderungen gehört auch eine Verfahrensdokumentation, die in der GoBD wie folgt beschrieben wird: „Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe nächsten Abs.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“

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Die Verfahrensdokumentation – letztlich eine Beschreibung der Geschäftsprozesse

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Zitat GoBD: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Letztlich handelt es sich also bei der Verfahrensdokumentation um die Beschreibung der Geschäftsprozesse, die sich mit der Bearbeitung von steuerlich relevanten Dokumenten befassen. In einem Geschäftsprozess wird beschrieben, wer macht was, wann, wie, mit welchen Dokumenten und welchen IT-Systemen.
 

Inhalte einer Verfahrensdokumentation – Beherrschen Sie ihre Prozesse

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Die GoBD legt folgende Inhalte fest: „Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“ Aber nicht nur aus steuerlichen Gründen ist es sinnvoll, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu dokumentieren. Es gilt allgemein als „best practice“, über eine Prozessdokumentation für alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu verfügen nach dem Grundsatz „Beherrschen Sie ihre Prozesse, werden Sie nicht von Ihren Prozessen beherrscht“.

Die GoBD verlangt „nur“ eine Dokumentation der Prozesse zur Behandlung von steuerlich relevanten Dokumenten, z.B.

  • Eingang und Ausgang von Rechnungen, Angeboten, Aufträgen
  • Erzeugung und Ablage dieser Dokumente
  • Umwandeln von Papierdokumenten in elektronische Dokumente

Im Kern der Verfahrensdokumentation wird für analoge und digitale Prozesse beschrieben, wer macht was mit welchen Dokumenten und mit welchen Hilfsmitteln. Dies muss für alle Prozesse durchgeführt werden, die steuerlich relevante Dokumente erzeugen, ändern oder löschen. Prinzipiell gilt dabei: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Mindestens sind also folgende Prozesse zu beschreiben:

  • Postein- und –ausgang
  • Erzeugung von Angeboten, Rechnungen
  • Verarbeitung von Rechnungen
  • Digitalisierung von Dokumenten

Sonstige Dokumente können auch in zusammengefasster Form, z.B. in einer Tabelle, dargestellt werden.

Für alle Prozesse gilt, dass außer dem Ablauf auch noch festgelegt werden muss, wer die einzelnen Aktivitäten im Unternehmen durchführt – und zwar mit Namen und Organisationseinheit. Falls ein EDV-System zum Einsatz kommt, ist auch dieses zu erwähnen – mit exakter Versionsnummer.

Neben den Prozessbeschreibungen müssen noch Informationen über das Dokument als solches angegeben werden, wie der Versionsnummer, dem Gültigkeitszeitraum, dem Autor etc.

Weiterhin sind die Systemdokumentationen zu allen EDV-Systemen mit Protokollen aller unternehmensspezifischen Anpassungen (Customizing) vorzuhalten und auf Verlangen des Betriebsprüfers vorzulegen.

Dies erscheint zunächst als ein unverhältnismäßig hoher Aufwand. Doch kann sich dieser Aufwand reduzieren lassen, indem ein Unternehmer auf Vorlagen zurückgreift. Grundlegende Beispiele sind ja vielfältig im Internet verfügbar. Diese sog. Standardvorlagen sind jedoch sehr generisch und müssen daher auf die Unternehmensspezifika angepasst und erweitert werden. Das ist keine intellektuelle Herausforderung, doch um den Aufwand gering zu halten verlangt es dabei nach einiger Erfahrung in der Dokumentation von Geschäftsprozessen und den Anforderungen der GoBD.
 

Es ist Fünf nach Zwölf!

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Die Berücksichtigung der GoBD hat lt. BMF ab 2015 zu erfolgen.
Somit hätte jedes Unternehmen in Deutschland spätestens im Januar 2015 mit Vorbereitungen und Umsetzungsmaßnahmen beginnen müssen. Jedes weitere Jahr, das ohne Aktivitäten vergeht, verschärft die Situation bei einer Betriebsprüfung, denn die Jahre, in denen nichts passiert ist, sind auch nachträglich nicht mehr zu korrigieren. Zu berücksichtigen ist weiterhin, dass sich die Umsetzungsdauer durchaus über Monate hinziehen kann. Daher sollte möglichst umgehend mit den ersten Schritten begonnen werden und dazu zählt ausdrücklich die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
 

B² Berlin – Wir unterstützen Sie

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B² Berlin, gegründet von Thomas Balzer und Erhard Buchberger, baut auf über 25 Jahre Erfahrung in der Unternehmensberatung und der IT-Projektierung. Wir sind auf dem Gebiet der praxisnahen Umsetzung der GoBD-Anforderungen in Unternehmen spezialisiert. Wir beraten Unternehmer und projektieren die erforderlichen Umsetzungsmaßnahmen, beginnend mit der ersten Ist-Analyse bis hin zur vollständigen Implementierung. Wir agieren dabei völlig unabhängig von Hard- und Softwareanbietern oder IT-Systemhäusern. Unser Ziel ist es, eine „GoBD‑konforme Prozess- und IT-Landschaft“ herzustellen.

Um die Erstellung der Verfahrensdokumentation für ein Unternehmen zu beschleunigen, haben wir nach derzeitiger Sicht ein komplettes Template bzw. eine Standardvorlage entwickelt. Anhand dieser Vorlage ist es möglich, in vergleichsweise kurzer Zeit ein auf die Bedürfnisse und Abläufe eines Unternehmens angepasstes Dokument zu erstellen. Es ist nicht notwendig, immer wieder von vorne neu zu beginnen. Für Kleinstunternehmen bieten wir hier Muster-Vorlagen zum Download an.

Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Vorgespräch zu dem Themenkomplex „Einhaltung der Anforderungen der GoBD“ zur Verfügung.

Ihr B² Berlin